“Det största misstaget är att göra målarbetet till något stort och svulstigt!”

 

En verksamhetsplanering med en ettårshorisont är i många verksamheter dömd att misslyckas. Istället bör chefer och företagsledare titta på forskningen om mål, som visar att mer kortsiktiga mål kombinerat med en långsiktig vision, både hjälper och engagerar medarbetarna. Signpost har pratat med Stefan Söderfjäll, fil. dr. i psykologi och ledarskapsexpert.

 

Stefan Söderfjäll kom i kontakt med arbets- och organisationspsykologi när han undervisade på Umeå universitet. Ämnet bet sig fast:

 

– Intresset bottnar i att arbetslivet är en så stor och väsentlig del av vår livssituation, inleder Stefan. Tillsammans med våra nära relationer är det en av de viktigaste arenorna i vårt liv och som påverkar vårt välbefinnande i stor utsträckning. Det är där vi har möjlighet att utveckla oss, jobba mot mål och tänja på gränser. Och i det blir ledarskapsfrågor en naturlig del.

 

För att vara lyckosam i sitt ledarskap menar Stefan att en grundläggande fråga för chefer att reflektera kring är: “Varför gör jag det här egentligen?” och upprepande ställa sig den frågan. Många kliver in i en chefsroll som ett nästa steg i karriären, för att en högre lön lockar eller blir rekommenderade för att man är duktig i sin yrkesroll. Men risken är att man blir obehagligt överraskad om man inte har klart för sig vad ett chefs- och ledarskap verkligen innebär.

 

– Ledarskap handlar om att prestera och påverka andra, och därigenom leverera genom dem. Personen måste komma till insikt med att man inte kommer göra de arbetsuppgifter som gav en erkännanden innan. Återkopplingen blir istället att chefen är duktig när andra är duktiga.

 

Chefer har mycket att lära av forskningen kring mål

 

Numera är Stefan organisationskonsult, föreläsare och coach åt chefer och ledningsgrupper. Han har även författat en lång rad böcker på ämnet med titlar som exempelvis En liten bok om ledarskap, En liten bok om medarbetarskap och En liten bok om mål. Och just vad gäller den senare, hur chefer och arbetsgivare ska jobba med mål för att bäst hjälpa och engagera sina medarbetare, har Stefan mycket erfarenhet. Enligt honom har organisationer mycket att lära av forskningen på det området.

 

– Det största misstaget är att göra målarbetet till något stort och svulstigt! Ett exempel är en typisk verksamhetsplanering, som faktiskt ofta är dömt att misslyckas.

 

Ett arbetsliv är under konstant förändring och utveckling, menar Stefan, och därför är ettårshorisonter alldeles för långa för att vara trovärdiga i många verksamheter. Visserligen behöver man prata övergripande om visionen och var verksamheten ska vara på sikt. Men det är sällan mål som ger medarbetarna det stöd de behöver i sitt dagliga arbete.

 

– Syftet med att ha mål är att de ska hjälpa medarbetarna att prioritera, samtidigt som de skapar ambition och engagemang. Därför måste målen vara mer här och nu – vad ska vi göra den här veckan, hur ser vår bemanning ut, vilka nya projekt har vi på våra bord. Korta mål blir mer precisa och anpassade efter förutsättningarna man faktiskt har för handen.

 

Målarbetet måste därför vara mer rörligt och flexibelt, konstaterar Stefan. Han brukar förorda modeller från IT-branschen som Scrum eller After action reviews som man gör i det militära. I båda ligger betoningen på att regelbundet samla gruppen och titta på vad man har gjort, vad som har funkat bra och mindre bra, för att sedan kunna göra korrigeringar till kommande veckor.

 

– Målen ska vara mer som ett pågående samtal som hålls på regelbunden basis, berättar Stefan.

 

Digitala hjälpmedel för ledningsgruppen

 

Detsamma gäller målarbetet för ledningsgrupper, där det också ofta behövs hjälp och stöttning för att skapa effektiva och ändamålsenliga målbeskrivningar.

 

– Det finns kartläggningar som visar att hälften av alla ledningsgruppsmedlemmar tycker att hälften av tiden som ägnas i ledningsmöten är bortkastad. Att jobba med mål är ett sätt att råda bot på detta.

 

Digitala verktyg kan underlätta inte bara de operativa delarna i en organisation, utan även hjälpa ledningsgruppen med deras strategiska arbete. Under våren blev Stefan delägare i GoalEnvision, som tillhandahåller just detta: en digital lösning för ledningsgruppens arbete.

 

– Det finns en frustration över oproduktiva ledningsmöten och det saknas ofta en struktur för att jobba målorienterat på den nivån. GoalEnvision ger ett stöd för att lyfta rätt frågor i ledningen. Det tvingar ledningsgruppen att konkretisera sitt syfte och roll i organisationen och ser till att helikopterperspektivet bibehålls. Annars är en vanlig fallgrop att ledningsgruppen lägger för mycket fokus på frågor som bättre hanteras ute i verksamheten än på ledningsgruppens möten.