Under pandemiåret har vi alla fått uppleva hur sant uttrycket “Det blir aldrig som man tänkt sig” verkligen är. Karin Zingmark, författare och talare, handleder företag i hur man leder en organisation under ständig förändring. Vi har pratat med henne för att ta del av hennes bästa tips och råd.

 

Med en gedigen bakgrund inom medie- och IT-branschen bestämde sig Karin Zingmark hösten 2016 att lämna den trygga anställningen på Microsoft för att istället pröva lyckan som egenföretagare. Hennes karriärresa började för drygt 20 år sedan på Canal Digital i Stockholm, där hon efter några år av marknadsavdelningen blev bolagets kommunikationschef. Resan fortsatte sedan till Viasat, där hon i rollen som communications manager var med och startade upp Viaplay – en av Sveriges första streamingtjänster för sport och TV. 

 

– På 00-talet var tv-branschen hårt utsatt för en förändring på grund av digitaliseringen, och man var tvungen att anpassa sig för att hänga med. Konkurrensen gick snabbt från att vara lokal till att bli global, och för att överleva förändringarna skapade vi vår egen största konkurrent. Vi behövde kunna erbjuda ett svenskt alternativ till HBO och Netflix, så vi tog fram Viaplay. Det var en spännande resa att vara med om, och jag lärde mig mycket om förändringsledning och vad som händer i grupper när förändringen inte är positiv och önskad.

 

Distansledarskap – en utmaning eller en möjlighet?

 

Även tiden på Microsoft var präglad av nytänk och moderna metoder. Redan 2012 erbjöd företaget ett flexibelt arbetsliv, och det blev frivilligt för medarbetare att komma in till kontoret eller jobba från annan plats. Det ledde till att Karin fick erfarenhet av distansledarskap redan före pandemin. 

 

– Nutiden präglas av ständig förändring, och som ledare måste man arbeta på att anpassa sig. Under pandemin har jag fått många rop på hjälp om hur man bäst leder på distans. Där är kommunikationen helt central. Den sker självklart på ett annorlunda sätt, men det blir allt viktigare för ledare att kommunicera med medarbetare på ett så öppet och effektivt sätt som möjligt. Jag pratar alltid om hur viktigt det är att fostra tillit i organisationen, och det är extra aktuellt vid distansledarskap. Var lyhörd och lyssna in hur medarbetarna mår. De som inte söker upp dig måste du aktivt söka upp själv. Var närvarande, om än digitalt!

 

Interaktivitet och dialog är centrala för en tillitsfull organisation

 

Karin har genom sitt föreläsande också lärt sig mycket om hur människor tar till sig kommunikation och faktiskt behåller kunskapen. Att bara föreläsa och prata i tjugo minuter till en timme gör inte någonting för att förändra lyssnarens beteenden eller kunskap. Interaktivitet är avgörande för att få nya lärdomar att fastna. Karin utvecklar:

 

– Det finns en bra modell för hur man maxar inlärningen som heter AGES; Attention, Generation, Emotion och Spacing. Attention handlar enkelt om att vara uppmärksam och framåtlutad när man tar in ny information, och man får gärna ställa frågor eller föra anteckningar. Generation är att anpassa det du hör till din egen verklighet, annars får det ingen effekt. Där kan man få med interaktiviteten, att du tar in det någon säger och funderar över vad det betyder för dig och ditt team. Emotions innebär att väcka känslor då inlärning förstärks när du känner någonting, till exempel när du skrattar eller gråter. Spacing handlar om att du behöver låta det gå lite tid mellan lärotillfällen och gärna upprepa det du lärt dig efter någon eller några veckor. 

 

Din senaste bok, Maxa modet, handlar om hur man hanterar förändring genom tillit och kommunikation. Vill du berätta lite mer om det?

 

– För att kunna bygga organisationer som klarar av ett tillstånd av ständig förändring krävs det att man har en grund av tillit. Det behövs också för att bygga team som hela tiden kan anamma nya förutsättningar och omsätta dem i organisationens verksamhet. För att fostra tillit behöver man gå ifrån tänket att man endast ska informera de anställda om förändringar och dylikt. Istället behöver man fokusera på att skapa en dialog. När du har en dialog med medarbetaren känner denne sig involverad. Det skapar tillit och kommer även göra att den anställda tar till sig informationen. Utöver det kan tillit i team höjas genom att vi investerar tid i att lära känna varandra ordentligt, att ha tydliga och gärna utmanande mål utan detaljstyrning och att öppna upp och visa sårbarhet för varandra, berättar Karin. 

 

Framtidens organisation är platt och anpassningsbar

 

Vi är bara i början på vår förändringsresa menar Karin, och för att organisationer ska överleva och även frodas behöver de ställa om för att kunna verka i ett tillstånd av ständig förändring. Ett första steg kan vara att lämna den stela hierarkin och istället öppna upp för en öppnare mer tillitsfull organisation. 

– Ledningar kommer att behöva förstå att förändringar är svårare än vad vi ofta tror, vilket innebär att man behöver engagera medarbetare mycket tidigare i processen. Det kräver att ledare går ifrån en traditionell hierarki där man som chef är på toppen, sitter på alla svar och pekar med hela handen. Istället bör man bygga en kultur där medarbetarna är delaktiga i en ständigt pågående förändringsprocess, genom dialoger och effektiv kommunikation. Då är ledaren och organisationen bättre rustade att ständigt förändras, omarbetas och utvecklas.